○余市町戸籍見出し検索システムに係るデータ保護管理規程
平成11年4月1日
規程第1号
(目的)
第1条 この規程は、余市町戸籍見出し検索システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、余市町における戸籍見出し検索データ保護の厳重な管理運営を確保することを目的とする。
(1) 戸籍見出し検索システムとは、余市町民生部住民課戸籍住民係に設置した電子計算機により、現在戸籍、除かれた戸籍(以下「除籍」という。)の見出し簿を磁気ディスク等に記録し、戸籍関連事務における戸籍簿の検索を行うシステムをいう。
(2) データとは、余市町戸籍見出し検索システムで取り扱われる入出力データをいう。
(3) 磁気ディスク等とは、磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメントとは、システム設計書、プログラム説明書、操作手引書その他戸籍見出し検索システムに関する仕様書をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍見出し検索システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに個人の情報を保護するよう配慮しなければならない。
(データ取扱責任者の設置)
第4条 戸籍見出し検索システムの適正な運用及びデータ保護を図るため、余市町電子計算組織の管理運営に関する条例施行規則(昭和62年余市町規則第3号)第5条による責任者のほか、民生部住民課長をもって充てる。
(データ取扱責任者の職務)
第5条 データ取扱責任者は、余市町電子計算組織の管理運営に関する条例施行規則第4条に規定するデータ保護管理者とともにデータの管理の状況及びこれらに関する設備の状況について常に把握し、データが的確に管理されるよう努めなければならない。
2 データ取扱責任者は、民生部住民課戸籍住民係内に設置した戸籍見出し検索システムについて、火災、盗難、その他の災害に備えて必要な安全措置を講じなければならない。また、事故が発生したときは、速やかに事故の経緯及び被害状況を査し、データ保護管理者に報告しなければならない。
(検索システム装置の操作管理者の設置)
第6条 データ取扱責任者を補佐させるため、戸籍見出し検索システム装置の操作管理者(以下「操作管理者」という。)を置き、民生部住民課戸籍住民係主査をもって充てる。
(データ保護)
第7条 データ取扱責任者は、データの漏洩、滅失及び棄損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍見出し検索システムの処理が可能な端末装置は、来庁者等からは、内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
3 入出力されたデータは、電算処理を行なう他の業務と連動処理してはならない。またこれを他の業務に利用してはならない。
4 入出力されたデータは、不要となった時点で、速やかに裁断等により復元できない方法によって処分しなければならない。
5 データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(取扱状況の把握)
第8条 データ取扱責任者は、操作管理者に次の事項を報告させ、常に戸籍見出し検索システムの取扱を把握していなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 検索システム装置の管理状況
(3) データの取扱状況
(4) その他戸籍見出し検索システムの運用に関すること。
(パスワードの管理)
第9条 データ保護者は、戸籍見出し検索システムの取扱職員及び当該取扱職員の業務範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 データ保護者は、パスワードの設定、更新、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
3 データ保護者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に洩らしてはならない。
4 取扱職員は、パスワードを第1項により定められた業務の目的を超えて使用してはならない。
5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に洩らし又は使用させてはならない。
(検索システム装置の操作)
第10条 検索システムの操作は、取扱職員でなければ使用することができない。
2 検索システムの操作は、戸籍業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に行ってはならない。
(機器及びソフト等の保管)
第11条 データ保護者及びデータ取扱責任者は、データの適正な管理を図るため、機器及びソフト等を管理しなければならない。
(データの重要性等についての研修の実施)
第12条 データ保護者及びデータ取扱責任者は、戸籍業務、戸籍関連業務の重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚と、システムの安全対策を図るため取扱職員に対して教育、訓練計画を策定し、これを実施しなければならない。
附 則
この規程は、平成11年4月1日から施行する。