○余市町文書管理規程

平成15年3月28日

訓令第3号

目次

第1章 総則(第1条―第8条)

第2章 文書の収受及び配付(第9条・第10条)

第3章 文書の起案及び決裁(第11条―第21条)

第4章 文書の施行(第22条―第28条)

第5章 文書の保管、保存及び廃棄(第29条―第35条)

第6章 雑則(第36条・第37条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この訓令は、法令その他別に定めるものを除き、本町における文書の取扱いについて必要な事項を定め、もって文書の適正な管理と事務の効率的な運用を図ることを目的とする。

(定義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(2) 課 余市町行政組織規則(平成13年余市町規則第17号)第2条第1項に規定する課及び同条第2項に規定する会計課をいう。

(3) 部長 第1号に規定する部の長をいう。

(4) 課長等 第2号に規定する課及び室の長並びに余市町職員の職の設置等に関する規則(平成15年余市町規則第7号)第3条第4項に規定する参事をいう。

(5) 文書 事務を処理するために作成し、又は取得した書類、帳簿、伝票及び図面その他の資料等の記録で、組織的に用いるものとして決裁、供覧等の手続に付したものをいう。

(6) 到達文書 町に到達した文書をいう。

(7) 発送文書 町から発送する文書をいう。

(文書取り扱いの原則)

第3条 事案の処理は、原則的に文書によるものとする。

2 文書は、正確、迅速、丁寧に取扱い、常に整理して事務の効率的な運営を確保するため保管及び保存を適正に行わなければならない。

3 文書は、職員以外の者にその内容を告げ、謄写若しくは閲覧させ、又はその写しを交付してはならない。

(総括管理)

第4条 総務課長は、町における文書事務を総括する。

(課長等の職務)

第5条 課長等は、この訓令に定めるところにより、その所管する文書事務について迅速かつ適切に処理しなければならない。

(文書取扱員)

第6条 課長等の職務を補助させるため、文書取扱員を置くことができる。

2 文書取扱員は、課長等が所属職員のうちから指名する。

3 課長等は、文書取扱員を指名したときは、速やかに総務課長に通知しなければならない。

(文書の区分)

第7条 文書の区分は、次のとおりとする。

(1) 法規文書

 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの

 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの

(2) 令達文書

 訓令 町長が所管の機関又は職員に対し、一般的に命令するもの

 指令 申請、願出等に対し、許可し、認可等を行うため発するもの

 達 特定の団体又は個人に対し、許可、認可等を取り消し、又は一方的に作為若しくは不作為を命令するために発するもの

(3) 公示文書 告示、公告、公表等一般に公示を要するもの

(4) 一般文書 前各号に掲げる文書以外のもの

(文書処理の基本期間)

第8条 文書処理の基本期間は、公示文書、令達文書並びに法規文書にあっては暦年単位とし、一般文書については会計年度単位とする。ただし、これによりがたい場合はこの限りではない。

第2章 文書の収受及び配付

(到達文書の処理)

第9条 到達文書は、総務課長が受領し、各課(出先機関を含む。)に直接到達した文書は、当該課長等(出先機関にあってはその長)が直接受領する。

2 総務課長は、前項の規定により受領した文書を当該文書に係る事務を所管する課長等(以下「所管課長」という。)に閉封のままで配付するものとする。ただし、開封しなければ配付先が判明しない文書は、開封して所管課を確認の上、所管課長に配付する。

3 総務課長は、書留、簡易書留、内容証明等特殊郵便を受領したときは、特殊郵便処理簿(第1号様式)に登載し、配付先の所管課長の受領印を徴収する。

4 勤務時間外に到達した文書は、余市町職員服務規程(平成15年余市町訓令第4号)の定めるところによる。

5 誤って配付された文書は、所管課長相互に転送することなく、理由を付して総務課長に返送する。

6 電子メールにより到達した文書は、別に定める。

(文書の収受)

第10条 所管課長は、文書の配付を受け又は直接受領したときは、開封し収受すべきものは収受印(第2号様式)を押印し、文書収受簿に登載した後その処理について指示(方針)を付して当該文書に係る事務を所管する係(以下「所管係」という。)へ配付する。ただし、新聞、雑誌、カタログ、ポスター、パンフレット、挨拶状等軽易な文書については文書収受簿(第3号様式)への登載を省略することができる。

2 電話、口頭により連絡等を受理したときは、その内容を電話(口頭)受理・処理票(第4号様式)に記入し処理する。

第3章 文書の起案及び決裁

(一応供覧)

第11条 収受した文書のうち次の各号のいずれかに該当するものは、「一応供覧」と表示し、速やかに上司の閲覧に供し処理するものとする。

(1) 速やかに事案の内容を上司の閲覧に供する必要のあるもの

(2) 重要な事案で上司の指示により処理する必要のあるもの

(3) 事務の性質又は調査等のため、事案の処理に日時を要するもの

(4) 前3号に規定するもののほか、重要又は異例に属するもの

(供覧)

第12条 次の各号に掲げる文書については、参考事項を付して上司の閲覧に供するものとする。

(1) 軽易な文書で意思決定を要しないもの

(2) 収受文書で意思決定を要しないもの

(3) 会議等の結果報告

(文書の起案)

第13条 町として意思決定を要する事案については、決裁書(第5号様式)により起案しなければならない。

2 軽易又は定例的な事案については、決裁書を省略し文書の余白に処理案を付記して起案できるものとする。

(決裁書による起案)

第14条 決裁書による起案は、次によらなければならない。

(1) 文案は分かりやすくできる限り箇条書きにすること。

(2) 標題はできるだけ起案の要旨を明らかにすること。

(3) 起案にあたって参照した関係法令その他参考資料を添付すること。

(4) 経費を伴う事案については、当該経費の概算及び予算措置に関する事項を記載すること。

2 次に掲げる区分に該当する起案については、決裁書に朱書きで表示する。

(1) 議会に提案する議案 「議案」

(2) 法規文書 「法規」

(3) 令達文書 「令達」

(4) 公示文書 「公示」

(5) 取扱に注意を要する文書 「取扱注意」

(回議)

第15条 決裁書は、当該事案を主管する係長から順次上司の回議を経て決裁権限を有する者(以下「決裁権者」という。)の決裁を受けるものとする。

(合議)

第16条 起案内容で他の部課に関係するものは、次に掲げるところにより合議を受けなければならない。

(1) 同一部で他の課に関係のあるものは関係課長等の合議を経て所管部長へ回議するものとする。

(2) 他の部課に関係のあるものは、所管部長の回議を経た後、関係部課に合議するものとする。

2 合議部課が多い場合は、関係部課長会議等の会議をもって合議とすることができる。この場合決裁書に会議の顛末書を添付するものとする。

(合議文書の取扱い)

第17条 合議を受けた事案に異議のないときは、押印し直ちに回付しなければならない。

2 合議を受けた事案に異議のあるときは、意見を付して主管課へ返送し協議しなければならない。

(決裁)

第18条 決裁権者は、決裁書の回付を受けたときは、速やかに査閲しその可否を決定しなければならない。

2 査閲した決裁書は、速やかに所管課長へ返送するものとする。

(専決の表示)

第19条 余市町事務決裁規程(平成15年余市町訓令第2号。以下「決裁規程」という。)第4条の規定に基づく専決を行うときは、決裁欄に「専決」の表示をしなければならない。

(代決の表示)

第20条 決裁規程第2条第3号に規定する代決を行うときは、決裁欄に「代決」の表示をして代決者が押印しなければならない。

(決裁文書)

第21条 決裁文書には、決裁権者において決裁年月日等を記載するものとする。ただし、町長決裁、副町長専決の決裁文書にあっては、所管課長において決裁年月日等を記入するものとする。

第4章 文書の施行

(施行)

第22条 起案事案が決裁されたときは、直ちに施行の手続を取らなければならない。

(文書の名義)

第23条 法令の規定により権限を行使するための文書は、権限を有する者の名で施行しなければならない。この場合、当該職及び氏名を表示するものとする。

2 前項の文書以外の文書は、決裁権者の名で施行することができるものとする。

(連絡先の表示)

第24条 施行文書のうち送付を要するものは、本分の末尾に当該文書を所管する部、課、係名を連絡先として表示するものとする。

(記号及び番号)

第25条 施行文書には、記号を付さなければならない。

2 施行文書の記号は、別表1のとおりとする。

3 法規文書、令達文書及び公示文書については、記号のほか当該文書の区分ごとに令達番号簿の番号を付さなければならない。

(公印の押印)

第26条 施行文書には、公印を押印しなければならない。ただし、次に掲げるものについては、公印の押印を省略することができる。

(1) 刊行物、資料などの送付文書

(2) 複数の相手方に送付するため多数印刷した同一内容の一般文書(重要なものを除く。)

(3) 書簡文でその内容が案内状、礼状、あいさつ状に類するもの

2 前項ただし書きの規定により公印の押印を省略した場合は、文書の名義の次に「(公印省略)」と表示するものとする。

3 契約文書、登記文書その他とじ替えを禁ずる文書には、そのとじ目に割印しなければならない。

(文書の発送)

第27条 発送文書は、総務課において郵便発送簿(第6号様式)に所要事項を記載の上、処理するものとする。

2 発送文書を、送達すべき相手方に直接交付したときは、その顛末を決裁書に記入するものとする。

(公示文書)

第28条 公示文書については、その手続を総務課において行う。

第5章 文書の保管、保存及び廃棄

(文書の分類及び保存年限)

第29条 文書の分類及び保存年限は、別表2(文書分類(保存)基準表)に定めるところによる。ただし、法令等特に定めのある場合はそれによるものとする。

2 所管課長は、文書分類(保存)基準表により文書分類表を定め、文書を分類し保存年限を定めるものとする。

3 所管課長は、毎年度文書分類表の見直しをしなければならない。

(文書の整理及び編纂)

第30条 完結した文書は、前条第2項に規定する文書分類表に基づき整理するものとする。

2 前項の規定により整理した文書は、次に定めるところにより簿冊方式で編纂するものとする。

(1) 簿冊には、保管用背表紙(第7号様式)を付ける。

(2) 簿冊には、文書目録(第8号様式)を付ける。

(3) 文書を簿冊に編纂するときは、文書目録に所要事項を記載する。

(4) 完結した文書で編纂しがたいものは、保存箱等に収納して編纂に替えることができる。

(文書の保管)

第31条 完結した文書は、所管課において完結した日の属する年又は年度の終了まで保管するものとする。

2 所管課において年又は当該年度の終了まで保管された文書は、保管終了後さらに1年間同課において保管するものとする。

(保存期間の起算)

第32条 文書の保存期間は、当該文書の完結した日の属する年の翌年の1月1日又は、当該文書の完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。

(文書の保存)

第33条 所管課長は、第31条第2項の規定により1年間保管した文書のうち保存年限が永年、10年、5年及び3年の文書について総務課長の指定する場所に移し替えて保存するものとする。

2 前項の規定により保存する文書は、所管課において保存文書台帳(第9号様式)に登記し、その写しを総務課長に提出しなければならない。

(常用文書)

第34条 保存文書で所管課において常用使用する必要があるときは、常用文書一覧表(第10号様式)を総務課長に提出するものとする。

(文書の廃棄)

第35条 保存文書で保存期間の満了したものは、保存期間満了報告書(第11号様式)を作成し、総務課長の承認を得て廃棄するものとする。

2 保存文書を廃棄したときは、所管課において保存文書台帳に所要事項を記入するものとする。

3 保存文書を廃棄するときは、焼却、裁断等適当な方法によらなければならない。

第6章 雑則

(特例)

第36条 マイクロフイルム、電子計算組織上の取り扱い文書については、この訓令によるほか別に定めるところによる。

(出先機関の特例)

第37条 出先機関における文書管理については、原則としてこの訓令によるものとする。ただし、この訓令によりがたい場合は、当該出先機関の長の定めるところによる。

附 則

(施行期日)

1 この訓令は、平成15年4月1日から施行する。

(経過措置等)

2 第9条第3項中「特殊郵便処理簿」とあるのは、当分の間、「書留交付簿、金品配付簿及び親展配付簿」と読み替えるものとする。

3 第10条中「文書収受簿」とあるのは、当分の間、「収発件名簿」と読み替えるものとする。

4 第27条中「郵便発送簿」とあるのは、当分の間、「郵便発送日計一覧表」と読み替えるものとする。

附 則(平成15年5月28日訓令第5号)

この訓令は、平成15年6月1日から施行する。

附 則(平成19年3月29日訓令第2号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成21年3月31日訓令第1―2号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成25年4月1日訓令第2号)

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

附 則(平成26年4月1日訓令第3号)

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成27年4月1日訓令第6号)

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

別表1(第25条第1項関係)

施行文書の記号

1 一般文書

部名

課及び出先機関名

記号

総務部

総務課

余総務

企画政策課

余総企

地域協働推進課

余総地

税務課

余総税

財政課

余総財

民生部

環境対策課

余民環

余市町クリーンセンター

余民ク

町民福祉課

余民町

余市町立大川保育所

余民大

余市町立中央保育所

余民中

余市町福祉センター

余民セ

余市町福祉センター入舟分館

余民入

余市町立沢町児童館

余民沢児

余市町立黒川児童館

余民黒児

余市町立黒川会館

余民会

北後志母子通園センター

北母通

高齢者福祉課

余民高

余市町老人福祉センター

余民老

保健課

余民保

余市町立母子健康センター

余民母

経済部

農林水産課

余経農

余市町農村活性化センター

余経活

余市町園芸試験場

余経園

余市町水産加工研修センター

余経研

余市町水産加工排水処理施設

余経処

商工観光課

余経商

余市町勤労青少年ホーム

余経勤

建設水道部

建設課

余建設

余市町円山公園ふれあい交流施設

余建円

まちづくり計画課

余建計

下水道課

余建下

余市町下水道管理センター

余建セ

会計課

余会計

2 法規文書、令達文書及び公示文書

区分

記号

法規文書

条例

余市町条例

規則

余市町規則

令達文書

訓令

余市町訓令

指令

余市町指令

余市町達

公示文書

告示

余市町告示

公告

余市町公告

公示

余市町公示

備考

1 一般文書の記号は、余市町の「余」、部及び課の頭字(例えば総務部企画政策課の文書記号は、余総企号)を用いることを原則とする。

2 令達文書の指令のうち、補助金交付にかかるものは次の文書記号を付するものとする。

(1) 総務部 余総務指令第○号

(2) 民生部 余民生指令第○号

(3) 経済部 余経済指令第○号

(4) 建設水道部 余建水指令第○号

別表2(第29条第1項)

文書分類(保存)基準表

1 永年保存

(1) 町議会に関する文書で特に重要なもの

(2) 条例、規則、訓令、要綱及び要領等の原本並びにこれに関係する文書

(3) 告示、公告及び許認可等の行政処分に関する文書で法律関係が10年を超えるもの

(4) 異議の申立及び訴訟に関する文書で重要なもの

(5) 町政の総合計画及び重要な事業計画の実施に関する文書

(6) 他の執行機関との事務の委任又は補助執行に関する文書で重要なもの

(7) 諮問、答申及び建議等に関する文書

(8) 町長、副町長及び会計管理者の事務の引継ぎに関する文書

(9) 叙勲、表彰及び重要な儀式、行事に関する文書

(10) 寄附又は贈与の収受に関する文書で重要なもの

(11) 予算及び決算に関する文書で重要なもの

(12) 公債及び借入金に関する文書で重要なもの

(13) 補助金の申請及び交付に関する文書で重要なもの

(14) 公有財産の取得及び処分に関する文書

(15) 職員の任免及び賞罰に関する文書

(16) 契約及び協定等に関する文書で重要なもの

(17) 調査、統計及び報告書に関する文書で重要なもの

(18) 工事施行図書で重要なもの

(19) 町政と特に関係の深い史実に関する文書

(20) 原簿及び台帳等で重要なもの

(21) その他町政の基本となる重要事項に関する文書で永久保存の必要があると認める文書

2 10年保存

(1) 町議会に関する文書

(2) 告示、公告及び許認可等の行政処分に関する文書で法律関係が5年を超えるもの

(3) 異議の申立及び訴訟に関する文書

(4) 比較的重要な事業計画の実施に関する文書

(5) 他の執行機関との事務の委任又は補助執行に関する文書

(6) 請願、陳情及び訴訟等に関する文書

(7) 金銭の出納に関する文書で比較的重要なもの

(8) 公債及び借入金に関する文書で比較的重要なもの

(9) 国庫補助金に関する文書

(10) 公有財産の管理に関する文書で比較的重要なもの

(11) 職員の任免及び賞罰に関する文書

(12) 契約及び協定等に関する文書で比較的重要なもの

(13) 調査、統計及び報告等に関する文書で比較的重要なもの

(14) 工事施行図書で比較的重要なもの

(15) 原簿及び台帳で比較的重要なもの

(16) その他10年保存の必要があると認める文書

3 5年保存

(1) 告示、公告及び許認可等の行政処分に関する文書で法律関係が3年を超えるもの

(2) 部長の事務引継に関する文書

(3) 儀式及び行事に関する文書

(4) 寄附又は贈与の収受に関する文書で比較的簡易な文書

(5) 予算及び決算に関する文書で比較的簡易なもの

(6) 金銭の出納に関する文書

(7) 公債及び借入金に関する文書

(8) 補助金の申請及び交付に関する文書

(9) 職員の給与及び研修に関する文書で比較的簡易なもの

(10) 契約及び協定等に関する文書で比較的簡易なもの

(11) 調査、統計及び報告等に関する文書で比較的簡易なもの

(12) 工事施行図書で比較的簡易なもの

(13) 原簿及び台帳で比較的簡易なもの

(14) その他5年保存の必要があると認める文書

4 3年保存

(1) 告示、公告及び許認可等の行政処分に関する文書で法律関係が1年を超えるもの

(2) 事業計画の実施に関する文書

(3) 請願、陳情及び要望に関する文書

(4) 課長等の事務引継に関する文書

(5) 寄附又は贈与の収受に関する文書で簡易な文書

(6) 予算及び決算に関する文書で簡易なもの

(7) 公有財産の管理に関する文書

(8) 職員の給与及び研修に関する文書で簡易なもの

(9) 職員の出張及び休暇等に関する文書

(10) 調査、統計及び報告等に関する文書で簡易なもの

(11) 工事施行図書で簡易なもの

(12) 原簿及び台帳で簡易なもの

(13) その他3年保存の必要があると認める文書

5 1年保存

(1) 庶務に関する文書で特に簡易なもの

(2) 照会及び回答等の往復文書で特に簡易なもの

(3) 帳票及び伝票等で特に簡易なもの

(4) その他2年以上の保存を要さないと認める文書

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余市町文書管理規程

平成15年3月28日 訓令第3号

(平成27年4月1日施行)

体系情報
第3類 行政通則/第2章 文書、統計、公印
沿革情報
平成15年3月28日 訓令第3号
平成15年5月28日 訓令第5号
平成19年3月29日 訓令第2号
平成21年3月31日 訓令第1号の2
平成25年4月1日 訓令第2号
平成26年4月1日 訓令第3号
平成27年4月1日 訓令第6号